Обязанности:

• Ведение делопроизводства в ЖтПФ: обеспечение правильного ведения работы в системе электронного документа оборота на базе СЭД, в том числе регистрация входящих и исходящих документов, приказов и распоряжении по основной деятельности, передача документов согласно резолюции руководителя в соответствующие структурные подразделения ЖтПФ, либо исполнителям, ведение контроля над своевременным исполнением, всех входящих  писем, также служебных записок, приказов и распоряжений АО «КазТрансГаз Аймак», делопроизводство служебного пользования и документов ограниченного распространения согласно регламентирующих документов АО «КазТрансГаз Аймак».
•  Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов.
•  Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам для обеспечения      удобного и быстрого их поиска.
•  Предоставление в АО «КазТрансГаз Аймак» еженедельного отчета по количеству входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений по основной деятельности и обращений граждан.
•  Предоставление в АО «КазТрансГаз Аймак» ежемесячного отчета по исполнению всей входящей корреспонденции, контрольных писем и исполнению протокольных поручений и другой запрашиваемой информации.
•  Подготовка и сдача в архив документальных материалов, законченные делопроизводством, и компьютерные банки данных. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
•  Систематизация и размещение дел, ведение их учета.
•  Разработка номенклатуры дел ЖтПФ совместно с архивариусом. 
•  Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов по передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения по которым истекли совместно с архивариусом.
•  Присвоение идентификационных кодов структурным подразделениям ЖтПФ в соответствии с организационной структурой ЖтПФ.
•   В ведение протоколов аппаратных совещаний, заседаний комиссии в ЖтПФ.
•   По заявкам структурных подразделений ЖтПФ АО «КазТрансГаз Аймак» на основании служебных записок, обосновывающих запрос, комплектует необходимый пакет документов (информационно-справочных) и организует предоставление запрашиваемых материалов;
•  Участие в ведении переписки (письма, запросы, заключения и так далее) с уполномоченными государственными органами, вышестоящей организацией, с иными третьими лицами.
•  Иные обязанности на основании резолюции (поручения) директора.

Требования: 

Квалификация специалиста (делопроизводитель) должна соответствовать следующим требованиям:

Образование – высшее профессиональное (филологическое или какое-либо другое)/среднее специальное - со стажем работы не менее 1 года;
Делопроизводитель должен владеть государственным языком. Приветствуется наличие сертификатов, свидетельств, удостоверения об окончании курсов по ведению делопроизводства, документообороту. 

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей деятельности следующими документами:

• Конституция Республики Казахстан;
• Трудовым Кодексом Республики Казахстан;
• Законом Республики Казахстан «О газе и газоснабжении»;
• Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрении обращения физических и юридических лиц»;

   - международными стандартами ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 31000, Знание Модели Совершенство EFQM: фундаментальные концепции, критерии и логику RADAR;

- требованиями стандартов СТ РК ИСО 9000, СТ РК ИСО 9001, СТ РК ИСО 9004; СТ РК ISO 50001;

• Политиками и целями в области качества, охраны здоровья и безопасности труда, охраны окружающей среды, управления рисками, энергосбережения и повышения энергоэффективности;
• Руководством по интегрированной системе менеджмента;
• внутренней регламентирующей документацией интегрированной системы менеджмента, относящиеся к деятельности общего отдела;
• правилами трудового распорядка АО «КазТрансГаз Аймак»;
• приказами, распоряжениями и другими актами ЖтПФ;

- настоящей должностной инструкцией.

 Делопроизводитель должен обладать следующими практическими навыками в объеме выполняемых работ:

-      Работать со средствами организационной техники;

-      Знать основы компьютерной грамотности, возможности использования и применения офисного пакета программ и иных современных технических средств коммуникации и связи;

-      Знать основы трудового законодательства, законодательные, нормативно-правовые акты, руководящие и нормативные внутренние документы ЖтПФ;

-      Политику и цели в области менеджмента качества, в области охраны окружающей среды, в области здоровья и безопасности труда и управления рисками;

-      профиль, специализацию и особенности структуры ЖтПФ;

-      порядок составления установленной отчетности, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда и техники безопасности.

валификация специалиста Илийского газового хозяйства  должна соответствовать следующим требованиям:

• Образование – высшее экономическое и/или техническое и стаж работы на инженерно-технических должностях не менее 1 (одного) года;
• Специалист должен владеть государственным языком, иметь навыки работы со средствами организационной техники, должен знать возможности использования и применения офисного пакета программ (ПО «1С Предприятие», СЭД «Lotus Notes», Microsoft Outlook, Excel ), иных технических средств коммуникации и связи;
• Специалист должен знать государственный язык, и в своей деятельности руководствоваться в объеме выполняемых работ следующими документами:

Условия:

Специалист (делопроизводитель) должен обладать следующими практическими навыками в объеме выполняемых работ:

• Повышение уровня знаний по вопросам техники безопасности, противопожарной защиты и охраны труда.
• Прохождение вводного инструктажа, периодического инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности, и другим вопросам охраны труда.
•  Соблюдение требований, установленных правилами, инструкциями по охране труда и технике безопасности и пожарной безопасности при выполнении работ.
• Выполняет функции и обязанности лица по внедрению требований документации интегрированной системы менеджмента в деятельность обеспечивая результативное функционирование интегрированной системы менеджмента в рамках.
•  Разрабатывает и обеспечивает реализацию корректирующих (предупреждающих) действий по выявленным недостаткам в работе в ходе обычного выполнения работ, а также по результатам внутренних и внешних аудитов деятельности.
•  Участие в ведении переписки (письма, запросы, заключения и так далее) с уполномоченными государственными органами, вышестоящей организацией, с иными третьими лицами.